Circularización en Auditoría

La circularización, también conocida como confirmación externa o confirmación de saldos, es una técnica utilizada en auditoría para obtener evidencia directa sobre la validez y la existencia de saldos de cuentas específicas. Consiste en enviar solicitudes escritas a terceros independientes (partes externas a la entidad auditada) solicitando confirmación de saldos, transacciones u otros detalles relacionados con las cuentas de la empresa.

En el siguiente vídeo os comentamos a quién se envía la circularización y cómo se gestiona la información obtenida por medio del control de circularización, además leer esta información a continuación del vídeo:

A quién se envía la circularización?

1. Clientes (cuentas por cobrar). Se solicitan confirmaciones directamente a los clientes para verificar la existencia y la cantidad de las cuentas por cobrar registradas en los libros de la empresa.
2. Proveedores / Acreedores (cuentas por pagar): Confirmación a proveedores para verificar la exactitud de las cuentas por pagar registradas en los libros de la entidad.
3. Entidades Financieras:
   • Inversiones: Se pueden circularizar a instituciones financieras o corredores para confirmar la existencia y el valor de las inversiones registradas por la entidad.
   • Préstamos y Deudas: Confirmación a instituciones financieras o prestamistas para validar la existencia y el saldo de los préstamos y deudas.
4. Existencias: Confirmación a almacenes o depósitos externos para verificar la cantidad y la propiedad de las existencias.
5. Aseguradoras:
   • Confirmación de Pólizas: Se pueden circularizar a las aseguradoras para confirmar la existencia y la validez de las pólizas de seguros mantenidas por la entidad. Esto puede incluir pólizas de seguros sobre activos, responsabilidad civil u otras coberturas relevantes.
6. Abogados:
   • Confirmación de Litigios: El auditor puede circularizar a abogados externos para confirmar la existencia de litigios pendientes que puedan afectar a la entidad auditada. Esto ayuda a evaluar las posibles contingencias legales y provisiones asociadas.
7. Asesores:
   • Confirmación de Honorarios y Servicios: Se pueden enviar solicitudes de confirmación a asesores externos, como firmas de consultoría, para validar los honorarios y los servicios proporcionados a la entidad auditada.
8. Partes Vinculadas:
   • Confirmación de Transacciones: En el caso de transacciones con partes vinculadas (aquellas en las que la entidad tiene control, influencia significativa o está bajo control común con otra entidad), el auditor puede circularizar a dichas partes para confirmar la naturaleza y los términos de las transacciones.

Control de Circularización

La hoja de control de circularización en auditoría es un documento utilizado por los auditores para llevar un registro organizado y sistemático del proceso de obtención de confirmaciones externas de terceros. La circularización implica el envío de solicitudes formales a partes externas a la entidad auditada, solicitando confirmación de saldos, transacciones u otros detalles relevantes para la auditoría.

A continuación, se describen los elementos clave que generalmente se incluyen en una hoja de control de circularización:

1. Cuenta o Partida: Indica la cuenta específica o la partida para la cual se está buscando confirmación externa. Puede incluir cuentas por cobrar, cuentas por pagar, inversiones, litigios, entre otras.
2. Entidad Confirmada: Identifica la entidad externa a la que se envía la solicitud de confirmación. Puede ser un cliente, proveedor, aseguradora, abogado, asesor u otra entidad relacionada con la auditoría.
3. Fecha de Envío: Indica la fecha en la que se enviaron las solicitudes de confirmación a las entidades externas.
4. Fecha de Respuesta: Muestra la fecha en que se recibió la respuesta del tercero. Permite hacer un seguimiento del tiempo transcurrido desde el envío hasta la recepción de la confirmación.
5. Respuesta Recibida (Sí/No): Indica si se ha recibido una respuesta afirmativa, negativa o si aún se está esperando la respuesta. Ayuda a mantener un seguimiento claro del estado de cada confirmación.
6. Observaciones: Permite al auditor incluir comentarios adicionales, como problemas encontrados, demoras en la respuesta, detalles importantes sobre la confirmación, etc.

La hoja de control de circularización es una herramienta importante para la gestión y supervisión del proceso de auditoría. Facilita la organización, el seguimiento y la documentación de las confirmaciones externas, lo que contribuye a la eficiencia y eficacia de la auditoría al proporcionar una visión general del estado de las solicitudes de confirmación.

Conclusión

La circularización proporciona evidencia de auditoría directa e independiente, ya que la respuesta proviene de fuentes externas a la entidad auditada.

Sin embargo, no es una técnica aplicable a todas las cuentas, y su uso depende del juicio del auditor sobre la eficacia y eficiencia en la obtención de evidencia suficiente y adecuada.

Además, la falta de respuesta a una solicitud de circularización también puede ser significativa y requerir una investigación adicional por parte del auditor, como son los procedimientos alternativos, que os comentaremos en una siguiente publicación.